Sprungziele
Seiteninhalt

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Löhne

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Löhne kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadtverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Auch rechtsverbindliche E-Mails können unter bestimmten Voraussetzungen an die Stadt gesandt werden. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann zum Beispiel durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

  • Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikaton ist der Zugang auf zwei Wegen eröffnet: elektronische Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur über die zentrale E-Mail-Adresse der Virtuellen Poststelle poststelle@vps.loehne.de und
  • fabsenderbestätigte De-Mail über poststelle@loehne.de-mail.de

Andere E-Mail-Adressen stehen für rechtsverbindliche Erklärungen nicht zur Verfügung.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Rahmenbedingungen.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Löhne für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Wenn Sie für die rechtsverbindliche Kommunikation den elektronischen Weg wählen, antworten wir Ihnen nach Möglichkeit auf dem von Ihnen eingangs gewählten Weg. Sie können eine Antwort ausdrücklich in Papierform wünschen.

Ist Ihre Nachricht nicht bearbeitbar, informieren wir Sie darüber.

Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 30 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Über die Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur informiert die Bundesnetzagentur (Bundesnetzagentur - Vertrauensdienste)

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden unterstützt:

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Derzeit können Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • Deutsche Telekom AG, Produktzentrum Telesec
  • Bundesnotarkammer
  • DATEV eG Zertifizierungsstelle
  • D-Trust GmbH
  • Deutsche Post Com GmbH, Geschäftsfeld Signtrust
  • TC Trust Center GmbH
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
  • Deutscher Sparkassen Verlag GmbH, Geschäftsfeld S-TRUST

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

De-Mail

De-Mail ermöglicht den authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Sie benötigen dafür ein spezielles De-Mail-Postfach bei einem akkreditierten De-Mail-Dienstanbieter.

Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentifizierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentifizierungsniveau der Stadt Löhne als Empfängerin der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er in Ihrem Auftrag die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Häufig gestellte Fragen zu De-Mail beantwortet der Bundesbeauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik (IT-Beauftragter der Bundesregierung / De-Mail).

Weitere Hinweise

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Ausweitung von digitalen Angeboten für einzelne Verwaltungsdienstleistungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word (.docx)
  • Microsoft Excel (.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint (.pptx, .ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht bearbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Löhne und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Uns wurden Probleme beim Import des öffentlichen Schlüssels der Stadt Löhne in das E-Mail-Programm Thunderbird gemeldet. Daher stellen wir den öffentlichen Schlüssel auch als Base64-codierte Datei zur Verfügung. Damit sollte es im Thunderbird ohne Fehlermeldungen funktionieren.

Öffentlicher Schlüssel für das Postfach der Virtuellen Poststelle der Stadt Löhne
(Das Zertifikat ist bis zum 15.12.2023 gültig.)

Im Regelfall sollte das vorgenannte Zertifikat (öffentlicher Schlüssel für die Stadt Vlotho) ausreichend sein. Falls nicht, helfen die folgenden Zertifikate sicherlich weiter:

VPS-Zwischenzertifikat GlobalSign_GCC_R3_PersonalSign_2_CA_2020
VPS-Rootzertifikat GlobalSign_Root_CA_R3

 

 

Seite zurück Nach oben